Cuáles son las funciones de un auxiliar administrativo

El sector administrativo es una de las más demandadas en el ámbito laboral debido a que toda empresa, sin importar su sector, necesita a alguien que se encargue de las gestiones de su negocio. Si te estás iniciando con dicha profesión, es importante conocer las funciones del auxiliar administrativo para familiarizarte en el puesto y lograr una buena trayectoria profesional.

¿En qué consiste las funciones de un auxiliar administrativo?

Un auxiliar administrativo se encarga de diferentes funciones, entre los que se encuentra las relaciones con sus superiores, la gestión de documentos y la organización de expedientes de la empresa.

Por lo general, se asocia el perfil del auxiliar administrativo con las tareas de oficina, por lo que, es muy común verlo en ese ambiente. Y ya que, cada empresa siempre necesita de uno y los sueldos son muy buenos con respecto a otros trabajos, son muchos los que optan por estudiar esta profesión para obtener una estabilidad económica asegurada.

Las 8 principales tareas de un auxiliar administrativo

Si estás interesado en un puesto de auxiliar administrativo, lo primero que debes saber es cuáles son sus principales tareas en el entorno laboral. Aquí, te mencionaremos las más conocidas.

➡ Recepción de llamadas

No siempre el gerente o administrador están disponibles para atender una llamada. Es por eso que, una de las funciones del auxiliar administrativo es la atención de llamadas telefónicas realizadas a la empresa o institución donde trabaja.

Sin embargo, no solo basta con levantar el teléfono. El auxiliar administrativo también debe poner en contacto dicha llamada con el personal adecuado de la empresa, ya sea el trabajador del sector de ventas, el del sector de cobros en general o el departamento que corresponda.

➡ Atención al cliente

Además de atender y conectar las llamadas, otra de las tareas que debe cumplir un asistente administrativo es la de atender a las personas que llegan a la empresa, ya sea un cliente o un proveedor. Debe darles un trato cordial y ser capaz de resolver problemas puntuales.

➡ Recepción y custodia de documentos

Todo documento que llegue a la empresa debe pasar a manos del auxiliar administrativo, quien, además, se encargará de verificar que el mismo haya sido aprobado por los superiores corroborando su firma o sello. También, debe entregarlo al personal o departamento correspondiente.

Cada documento debe ser cuidadosamente guardado por el auxiliar administrativo, además de revisarlos periódicamente para corroborar que siguen en la sección de ficheros y conocer su ubicación exacta para acceder a ellos en cualquier momento.

➡ Elaboración de cálculos básicos

Los cálculos de nivel básico incluyen la gestión de facturas y el análisis de coste de los pedidos del cliente. También, es importante saber calcular el sueldo de los empleados, deducir los impuestos y cotizar a la seguridad social.

➡ Comunicación de sus actividades

Una buena comunicación hará que la empresa obtenga un mejor rendimiento. Todas las tareas realizadas por el auxiliar administrativo deben ser avisadas por éste al departamento correspondiente, de tal forma que pueda tener una visión global del equipo de trabajo y sus respectivas funciones.

➡ Apuntes diarios en su agenda

Llamadas, citas importantes, reuniones programas y asistencia del personal. Todo eso debe ser registrado en la agenda y mantener la información bien ordenada para seguir el cronograma del día en la empresa.

➡ Tramitaciones de expedientes

Otra de las funciones del auxiliar administrativo es la de conocer los procesos realizados por las Administraciones Públicas con las cuales la empresa mantiene contacto. Asimismo, es importante estar al día con la tramitación de expedientes y procesos administrativos usando los medios necesarios para un mejor rendimiento del equipo.

➡ Conocimientos de los recursos disponibles en la oficina

Por último, es importante que las funciones del auxiliar administrativo se puedan realizar con los recursos disponibles en la oficina, saber cómo utilizar el material informático y tener ciertos conocimientos en algunos programas para agilizar su trabajo diario.

La diferencia de funciones entre auxiliar administrativo y administrativo

Ahora que sabes cuáles son las funciones de un auxiliar administrativo, procederemos a explicar la gran diferencia que existe entre un profesional administrativo y el perfil del auxiliar administrativo.

En primer lugar, los administrativos deben realizar tareas de gestión más complejas, entre las que destacan la tramitación y organización de los procesos administrativos. También, cumple un papel primordial en la gestión de recursos humanos, económicos y financieros.

El auxiliar administrativo, en cambio, se encarga de realizar tareas más técnicas y cuenta con menores responsabilidades. Básicamente su trabajo se limita a la atención de personas, cuidado de archivos y registro de datos.

Otra gran diferencia destacable en ambos profesionales se encuentra en el sueldo percibido. Mientras que un auxiliar administrativo gana entre los 1000 y 1400 euros mensuales, un administrativo cuenta con un sueldo de entre los 1400 a 1800 euros brutos mensuales.

Y, por último, para estudiar un curso de administración, el auxiliar solo necesita una titulación ESO o equivalente, mientras que el administrativo requiere de una titulación mínima de bachillerato, debido a la gran cantidad de exigencias presentes en su puesto.

Saber distinguir las diferencias de funciones entre el administrativo y el auxiliar administrativo te facilitará el tomar una decisión para escoger qué estudiar y poder elegir el puesto que vaya acorde a tus conocimientos y necesidades. Si quieres averiguar más sobre manuales y cursos disponibles de esta profesión, contáctanos y te daremos toda la información que necesitas acerca de estas convocatorias de administración.